Política de tratamiento de
DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que enel futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales o laborales. De esta manera, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo empresarial - OCADE S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a La Organización de Control Ambiental y Desarrollo empresarial - OCADE S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad conlo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por La Organización de Control Ambiental y Desarrollo empresarial - OCADE S.A.S.respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenersesin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial y publicitaria sobre los servicios y/o eventos de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar,informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter comercial o publicitario, adelantados por La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. f) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; g) Soportar procesos de auditoría interna o externa; h) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S., éstos seutilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. y podrán serutilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial – OCADE S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (v) que sea requerido o permitido por la ley.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reservade la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN DE CONTROL AMBIENTAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL - OCADE S.A.S.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. a) Derecho de acceso: En virtud delcual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo representedeberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE LA ORGANIZACIÓN DE CONTROL AMBIENTAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL - OCADE S.A.S.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que La Organización deControl Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. está obligada a cumplir losdeberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientesobligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada porel titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii)Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar lasconsultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v)Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en lostérminos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo lascondiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, usoo acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando seanecesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberescuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza eltratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable deltratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable deltratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará comoEncargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio delderecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridadnecesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de losdatos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentrode los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas ylos reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración dela información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado deltratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayasuministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna alEncargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales paraque éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad dela información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinadainformación se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de laSuperintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones alos códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la informaciónde los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta laSuperintendencia de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta alpresente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular deldato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: LA COORFINACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA ORGANIZACIÓN DE CONTROL AMBIENTAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL - OCADE S.A.S.
Será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al Área Administrativa a Andrea Carolina Pinzón Ramírez Coordinadora Administrativa y Financiera al correo electrónico contable@ocade.net, llamar a la línea telefónica de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S., (1) 8933793, o radicarla en las siguiente dirección que correspondientes a nuestra oficina en Mosquera ubicada en la Calle 2 No 18 – 93 Bodega I-14 Parque Industrial San Jorge La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resultaincompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.ocade.net dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer lapresente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. adoptará lasmedidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridada los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. SEGURIDAD FISICA
Se informa a los clientes visitantes, empleados, contratistas y proveedores que con el fin de: i) garantizar la seguridad de las personas, de las instalaciones y de los bienes; ii) detectar situaciones o hechos anormales en las instalaciones. iii) cumplir con el contrato vigente para los servicios de vigilancia, monitoreo o vigilancia remota, La Organización de Control Ambiental y Desarrollo Empresarial - OCADE S.A.S. ubicada en el Km 19 Vía Bogotá – Madrid Parque Industrial San Jorge Bodega 14, informa que en este lugar se realiza monitoreo y grabación de imágenes a través de un circuito cerrado de televisión (CCTV)
14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 16 de septiembre de 2013 y entra en vigencia a partir del día 23 de septiembre de 2013. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica:www.ocade.net